Návody - Užívateľský manuál - Nákupca/Verejný obstarávateľ

Užívateľský manuál pre systém TENDERnet pre užívateľov v pozícií: Nákupca/Verejný obstarávateľ

HOTLINE: 0907 129 077 (denne v pracovných dňoch v čase od 9:00 do 14:00)

OBSAH

1. Registrácia a užívateľské role
2. Vytváranie zákaziek
3. Zákazka podľa § 117 zákona 343/2015 Z.z. o verejnom obstarávaní (tzv. Prieskum trhu) – Vytvorenie a realizácia zákazky
4. Pridanie uchádzačov – oslovenie potenciálnych záujmecov
5. Zverejnenie zákazky
6. Zákazka pre určenie predpokladanej hodnoty zákazky (PHZ)
7. Vytvorenie zákazky zo šablóny
8. Spracovanie dokumentácie
9. Vytvorenie dokumentácie zo zákazky

Slovník pojmov:

• TENDERnet – elektronický systém na realizáciu prieskumov trhu.
• Prieskum trhu – výberový proces za účelom získania cenových ponúk a následné vyhodnotenie týchto ponúk s úmyslom získania najvýhodnejšej cenovej ponuky.
• Dodávateľ/Uchádzač – užívateľ systému TENDERnet v role uchádzača, ktorý sa môže zapájať do prieskumov trhu a predkladať cenové ponuky (ďalej aj „užívateľ“).
• Verejný obstarávateľ/Nákupca – užívateľ systému TENDERnet v role zadávateľa výzvy na predkladanie cenových ponúk (ďalej aj „nákupca“ alebo „zadávateľ“).

1. REGISTRÁCIA A UŽÍVATEĽSKÉ ROLY:

• Registrácia užívateľa pre profil – Nákupca je možná len prevádzkovateľom systému TENDERnet.
• Po vytvorení registrácie má užívateľ plný a neobmedzený prístup ku systému TENDERnet.
• V rámci registrácie do systému TENDERnet má užívateľ vytvorený jeden plný užívateľsky prístup. V rámci tohto prístupu ale môže registrovať neobmedzený počet ďalších užívateľských profilov zamestnancov/užívateľov a nastavovať im rôzne oprávnenia.

  

  

• V tejto časti môže užívateľa vytvárať profily nových zamestnancov. Správca zadáva údaje zamestnanca, avšak prístupové heslo si už vytvára každý zamestnanec sám cez zaslaný emailový link. Heslá užívateľov sú dôverné a nie je možné ich zobraziť v profile iného užívateľa.

  

• V tejto časti môže správca vyplniť údaje nového zamestnanca. Po kliknutí na tlačidlo: ULOŽIŤ sa zašle na zadaný email link na aktiváciu a uloženie hesla zamestnancovi. Po kliknutí na tlačidlo: ZAVRIEŤ sa registrácia ukončí bez uloženia.

2. VYTVÁRANIE ZÁKAZIEK:

Verejný obstarávateľ má v systéme TENDERnet nasledovné možnosti vytvárania zákaziek:

• Zákazka podľa § 117 zákona 343/2015 Z.z. o verejnom obstarávaní (tzv. Prieskum trhu)
  • Zadávací formulár pre zadanie zákazky podľa § 117 zákona 343/2015 Z.z. o VO – jedná sa o zákazku s nízkou hodnotou. Tento postup je možné použiť aj pre zákazky s limitom predpokladanej hodnoty zákazky nižším ako je zákazka s nízkou hodnotou.
• Zákazka pre určenie predpokladanej hodnoty zákazky (PHZ)
  • Zadávací formulár pre zákazku na účely určenia predpokladanej hodnoty zákazky.
• Vytvorenie zákazky z TENDERnet šablóny
  • V systéme TENDERnet má užívateľ možnosť vybrať z predvyplnených opisných formulárov zákaziek a tieto si následne môže upraviť alebo dopracovať. V systéme sú predvyplnené opisné formuláre na rôzne druhy zákaziek – stavebné práce, energie, nákup tovarov, projektová dokumentácia....
• Vytvorenie zákazky z vlastnej šablóny
  • V systéme TENDERnet sa každá ukončená zákazka prenesie do vlastných šablón a užívateľ si môže z nej znova vytvoriť aktívnu zákazku.

3. ZÁKAZKA PODĽA § 117 ZÁKONA 343/2015 Z.Z. O VEREJNOM OBSTARÁVANÍ (TZV. PRIESKUM TRHU) – VYTVORENIE A REALIZÁCIA ZÁKAZKY

Základné údaje:

V prvej časti vytvárania zákazky sa uvádzajú :“Základné údaje“:

• Názov zákazky (povinné)
• Interné číslo zákazky (nepovinné)
• Oblasť zákazky – vyberie sa zo zoznamu (na základe toho vám systém TENDERnet – predvolí uchádzačov z databázy TENDERnet – ak si teda vyberiete oblasť stavebné práce – systém vám predvolí uchádzačov z oblasti stavebných práce)
• Predpokladaná hodnota (nepovinné)
• Možnosť vybrať prepočet PHZ – systém z predložených ponúk automaticky vypočíta PHZ
• Predpokladané obdobie (povinné)
• Kontaktná osoba – výber z registrovaných osôb subjektu
• Návrh zmluvy – vyberá sa režim zmluvného vzťahu

Po vyplnení sa klikne na tlačidlo: „Vytvoriť zákazku“ a užívateľ sa presunie na ďalšie kroky prípravy zadania.

Všeobecný opis

V tejto časti sa uvádzajú všeobecné údaje o zákazke. Užívateľ má možnosť vybrať aj z predvyplnených textov.

Odporúčame uviesť všetky relevantné údaje týkajúce sa zákazky – identifikačné údaje, termíny, všeobecné podmienky realizácie a pod..

Zmluvné podmienky

V tejto časti sa uvádzajú zmluvné podmienky zákazky. Užívateľ má možnosť vybrať aj z predvyplnených textov.

Ostatné podmienky

V tejto časti sa uvádzajú ostatné podmienky zákazky. Užívateľ má možnosť vybrať aj z predvyplnených textov.

Požadované prílohy

V tejto časti sa uvádzajú požadované prílohy. Užívateľ má možnosť vybrať aj z predvyplnených textov.

Užívateľ uvedie a popíše prílohy, ktoré požaduje, aby uchádzač predložil ku svojej cenovej ponuke.

Položky:

V tejto časti užívateľ vypĺňa položky, ktoré majú byť predmetom cenovej ponuky. Tieto položky, tak ako sa uvedú sa naceňuju uchádzačom. Uchádzač nemá možnosť ich doplniť alebo editovať.

Položky sa uvádzajú v rozsahu:

• názov položky – uvedie sa názov
• merná jednotka – napr. počet, kg, ks, km ...
• množstvo – uvedie sa požadované množstvo v číselnej hodnote
• parametre – uvedie sa doplňujúci opis položky

Správa položiek sa dokončí po kliknutí na tlačidlo: Pokračovať.

V následnom kroku je možné pridať prílohy. Je možné pridávať ľubovoľné prílohy do maximálnej veľkosti 30 MB. Pridávanie príloh nie je povinné.

Následne sa zobrazí sumarizácia zadania zákazky. Zadávateľ má možnosť ďalej zákazku upravovať a vrátiť sa ku ľubovoľnému predchádzajúcemu kroku. V prípade, že nechce už zákazku ďalej upravovať, je potrebné v časti Zhrnutie kliknúť na tlačidlo: Dokončiť zákazku.

V následnom kroku sa uložená zákazka zobrazí v aktívnych a zadávateľ má možnosť ponechať zákazku rozpracovanú alebo ju môže zadať na zverejnenie. Taktiež je možné zákazku ďalej upravovať alebo zákazku zrušiť.

4. PRIDÁVANIE UCHÁDZAČOV – OSLOVENIE POTENCIÁLNYCH ZÁUJMECOV

V systéme TENDERnet je možné oslovovať uchádzačov prostredníctvom:

• Pozvania uchádzačov emailom – zadávateľ uvedie do textového bloku ľubovoľný počet emailových adries (uvádzajú sa len samotné emailové adresy). Systém pri zverejnení výzvy odošle na tieto emailové adresy notifikačný email.
• Výberom z nedávnych uchádzačov – systém zaznamenáva uchádzačov, ktorí už boli v minulosti oslovení a zadávateľovi sa zobrazia v zozname.
• Výberom podľa oblasti zákazky – dodávateľ, ktorý sa registruje do systému TENDERnet má možnosť zadať si aj oblasť zákazky, v rámci ktorej pôsobí. Po zadaní oblasti zákazky sa zadávateľovi zobrazí zoznam týchto registrovaných uchádzačov.

5. ZVEREJNENIE ZÁKAZKY

V systéme TENDERnet má zadávateľ viaceré možnosti, ako publikovať zadávanú zákazku.

• Oslovenie uchádzačov emailom v systéme TENDERnet
  • Oslovenie uchádzačov emailom cez časť: Pridať uchádzača.
• Zverejnenie zákazky na stránke www.tendernet.sk
  • Propagovanie oznámenia o zadávaní zákazky na stránke www.tendernet.sk
• Zverejnenie zákazky na webovej stránke verejného obstarávateľa
  • Označí zadávateľ v prípade, ak bude zverejňovať zákazku na svojom webovom sídle. Toto označenie má len evidenčný charakter.
• Iná forma zverejnenia
  • Označí zadávateľ v prípade, ak využíva inú formu zverejnenia (napr. úradná tabula, média, sociálne siete a podobne)

6. ZÁKAZKA PRE URČENIE PREDPOKLADANEJ HODNOTY ZÁKAZKY (PHZ)

Zákazka pre určenie predpokladanej hodnoty zákazky (PHZ) je osobitný druh zadávacieho formulára pre zákazky, ktoré slúžia len na zistenie PHZ a nie na vznik riadneho zmluvného vzťahu. Formulár je takmer identický ako formulár pre zákazku na riadny prieskum trhu.

Osobitosti zákazky:

• V opisnom formulári sa neuvádza hodnota PHZ.
• Po skončení zákazky bude určená PHZ a oznámenia o výsledku uchádzačom sú v rámci tohto typu zákazky nerelevantné a neposielajú sa.
• Užívateľ môže po skončení vytvoriť z takejto zákazky riadnu zákazku pre účely realizácie riadneho prieskumu trhu.

7. VYTVORENIE ZÁKAZKY ZO ŠABLÓNY

V systéme TENDERnet má užívateľ možnosť zadania zákazky s využitím dvoch typov šablón:

• Vlastná šablóna – ukončená zákazka, ktorá sa po vyhodnotení automaticky prenesie do šablón a užívateľ môže podľa nej kedykoľvek vytvoriť novú zákazku.
• TENDERnet šablóna – užívateľ môže vytvoriť zákazku s využitím vzorových opisov zákaziek. Tieto opisy sú len vzorové a užívateľ si ich musí dopracovať podľa vlastných požiadaviek.

8. SPRACOVANIE DOKUMENTÁCIE

V systéme TENDERnet je možné z každej ukončenej zákazky vytvoriť komplexnú dokumentáciu a exportovať túto dokumentáciu aj do formátu PDF pre účely evidencie a archivácie mimo systému TENDERnet.

Rozsah dokumentácie:

• Výzva na predloženie cenovej ponuky
• Cenové ponuky
• Protokol o zákazke
• E-mailová komunikácia
• Auditný záznam zákazky
• Protokol o výslednom poradí zákazky
• Protokol o zmenách zákazky
• Čestné prehlásenie o pravdivosti a originalite predloženej dokumentácie

9. VYTVORENIE DOKUMENTÁCIE ZO ZÁKAZKY

• Dokumentáciu zo zákazky je možné vytvoriť v ukončenej zákazke v časti: Protokoly.

  

• V časti protokoly je možné vybrať ľubovoľný protokol a zobraziť ho v systéme alebo je možné ho exportovať do PDF.
• Taktiež je možné vytvoriť: Súhrnný protokol.

  

• Súhrnný protokol je nástroj na vytvorenie komplexnej dokumentácie zo zákazky v PDF. Rozsah súhrnného protokolu je možné modifikovať.

  

• Užívateľ si vyberie rozsah súhrnného protokolu a zaklikne tlačidlo: Vygenerovať protokol.
• Následne sa vytvorí jeden PDF súbor, ktorý obsahuje zvolenú dokumentáciu.